Other

Softsich — международная технологическая компания, разрабатывающая масштабируемые цифровые B2B-платформы. Мы ищем инициативного и опытного помощника по организации работы офиса , готового взять на себя ответственность за повседневную работу офиса в Варшаве, координировать деловые поездки и управлять административными процессами.

Мы ищем человека, который не просто поддерживает работу системы, а делает её более эффективной. На этой должности у вас будет возможность самостоятельно совершенствовать процессы, создавать комфортную офисную атмосферу, координировать международные деловые поездки и обеспечивать бесперебойную работу сотрудников.

В ваши основные обязанности будет входить:

Управление и организация работы офиса

Управление повседневной деятельностью варшавского офиса и удаленная координация работы киевского офиса.
Самостоятельная организация закупок, поддержание отношений с поставщиками, ведение переговоров по контрактам и управление офисным бюджетом.
Оптимизируйте офисные процессы, заблаговременно решайте операционные проблемы и создавайте привлекательную рабочую атмосферу.

Деловые поездки и логистика мероприятий

Обеспечивать комплексное сопровождение деловых поездок, включая перелеты, проживание, транспорт и внесение изменений в последнюю минуту.
Оказывать поддержку команде по связям с общественностью в организации логистики конференции и поддерживать надежную сеть поставщиков туристических услуг.

Поддержка отдела кадров и организации командных мероприятий

Совместно с отделом кадров организовывать внутренние мероприятия, командные активности и инициативы по вовлечению сотрудников.
Управление корпоративной продукцией и подарками, включая контроль качества, упаковку, дистрибуцию и доставку по всей Польше.
Координировать действия логистических партнеров, отслеживать отправления и самостоятельно решать проблемы с доставкой.

Подготовка к работе, кадровое администрирование и оформление документации.

Организация административной подготовки к приему на работу, включая подготовку соглашений о неразглашении, деловых контрактов и других документов, связанных с трудоустройством.
Вести точную документацию по сотрудникам в системе управления персоналом (HRIS), координировать электронную подпись и обеспечивать полноту и точность документации.
Подготовка кадровых документов, координация передачи информации специалистам по работе с персоналом, а также поддержка процессов приема и увольнения сотрудников.

Это совпадение, если у вас есть:

Опыт работы в сфере управления офисом, оказания помощи руководителям или координации оперативной деятельности не менее 2 лет.
Подтвержденный опыт организации сложных, многоэтапных международных деловых поездок.
Практический опыт в управлении поставщиками, ведении переговоров с поставщиками и координации контрактов.
Опыт управления бюджетами, отслеживания расходов и подготовки финансовых отчетов.
Уверенное владение Excel и Google Sheets для составления отчетов, отслеживания бюджета и базового анализа данных.
Высокие организаторские способности, внимание к деталям и умение управлять несколькими приоритетами одновременно.
Проактивный подход и способность самостоятельно выявлять и решать проблемы.
Отличные навыки ведения переговоров и общения.
Высокий уровень автономии, самостоятельности и личной ответственности.
Гибкость и способность быстро адаптироваться к меняющимся приоритетам и непредвиденным ситуациям.

Языковые требования:

Польский язык — уровень выше среднего (B2+): уверенное общение с местными поставщиками и партнерами.
Украинский язык — свободное владение: основной язык внутренней коммуникации.
Английский язык — средний уровень+ (B1–B2): умение эффективно общаться в международной среде.

Полезно иметь:

Опыт поддержки работы офисов в различных локациях.
Знание процессов управления персоналом, включая подготовку к работе, прием на работу и увольнение сотрудников.
Опыт работы с платформами HRIS и системами электронного документооборота.
Опыт работы в международных компаниях, занимающихся производством или разработкой продукции или технологий.
Опыт координации корпоративных мероприятий, конференций или мероприятий по вовлечению сотрудников.

Мы предлагаем:

20 оплачиваемых дней отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам, а также медицинское страхование (на основе программы UA/PL, в других местах — в процессе разработки).
Дружный и отзывчивый коллектив, где обмен знаниями является частью корпоративной культуры.
Освещение профессиональных мероприятий и образовательных программ.
Поздравления с днем рождения, тимбилдинг и теплые человеческие отношения за пределами работы.
Для государства-агрессора, связанных с ним предприятий или партнеров энергия равна нулю джоулей.

Присылайте свое резюме, и давайте вместе добьемся больших успехов!