Mniej spoglądaj wstecz. Blog współzałożyciela 37Signals
Jason Fried, Co-Founder і CEO 37signals, napisał interesujący wpis na blogu o retrospektywach i ich szkodliwości dla firm i zespołów. Jego zdaniem ciągłe spoglądanie w przeszłość spowalnia rozwój firmy. Poniżej tłumaczenie tekstu na język polski.
***
Mam pewną teorię.
Jednym z powodów, dlaczego firmy mają trudności z osiągnięciem postępu, jest to, że zaplątały się w niedaleką przeszłość. Ich uwaga jest skierowana raczej wstecz niż w przyszłość. Wpatrują się w ciemność, a stopy utknięte są we własnym betonie.
Utknęli w pułapce, dążąc do pewności tam, gdzie jej nie ma. Szukali praktycznych wskazówek tam, gzie są jedynie domysły.
Coś poszło nie tak. Projekt potoczył się nie według planu. Premiera niektórych produktów nie spełniła oczekiwań. Liczba, która wydawała się w zasięgu ręki, nie została osiągnięta.
Tak więc firmy spojrzą wstecz, skanując ruiny w poszukiwaniu czegoś błyszczącego. Zbierają ludzi i wzywają ekipę poszukiwawczą. Przeprowadzają analizę pośmiertną i retrospekcji.
W większości przypadków jest to błędną strategią i prawie zawsze stratą czasu.
Zacznijmy od tego, kiedy to ma sens. Jeżeli proces wykonania pracy jest wysoce zmechanizowany, odizolowany lub usystematyzowany, możesz wtedy, patrząc wstecz, dowiedzieć się, w którym momencie coś poszło nie tak. Nie musisz wymyślać scenariuszy alternatywnych typu „a co by było, gdyby”, ponieważ wiesz na pewno, co stanowiło istotę błędu.
Na przykład, jeśli produkujesz widżety, a twoje małe okrągłe dyski wychodzą zaś w kształcie półksiężyca, możesz prześledzić proces wstecz, sprawdzić, w którym miejscu tłoczenie poszło nie tak, skorygować urządzenie lub proces i całkowicie usunąć problem. Jeśli masz taką możliwość, jak najbardziej zrób to. Często w ten sam sposób da się dokładnie prześledzić przestój techniczny.
Niemniej jednak w wielu nieudanych projektach, poddawanych ocenie retrospektywnej, przyczyn niepowodzenia szuka się tylko wśród ludzi.
Czy byłeś kiedyś uczestnikiem rozmowy przedłużającej się na długie godziny tylko po to, aby pod koniec stwierdzić: „Następnym razem powinniśmy komunikować się lepiej”? Założę się, że tak.
Albo, na której mówiono: „Gdybyśmy tylko włączyli specjalistę od kontroli jakości wcześniej, wyłapalibyśmy to ”. Lub: „Następnym razem należy pamiętać o uwzględnieniu sezonowości”. Albo: „Projektanci i programiści muszą ściślej ze sobą współpracować”. A także innego rodzaju uogólnione frazesy wynikające z procesu retrospektywnego.
Chociaż stwierdzenia te mogą być prawdziwe, ale czy są one dokładnym powodem, dla którego nie wszystko poszło zgodnie z planem? Czy jesteś tego pewien? Właściwie nie są to odpowiedzi, a raczej pozostają pytaniami bez znaków zapytania. Więc co teraz? Spędzanie mnóstwa czasu pracowników, próbując chwycić coś przyczepnego z pudełka uogólnionych wymówek, nie przyniesie pożądanego skarbu.
Najczęściej te przyczyny są tak naprawdę tajemnicami. Bywa też tak, że poziom zagłębienia jest zbyt duży albo jest ich zbyt wiele, abyś mógł je zliczyć. Świat, praca, rynek, klient, czas, presja, cała gospodarka, oczekiwania, nadzieje i marzenia są to pojęcia niewyraźne, abstrakcyjne oraz irracjonalne. Mimo to, że potrafisz na coś wskazać, nie będzie to wystarczająco jasno określonym czynnikiem pozwalającym coś zmienić następnym razem.
Scenariusze alternatywne są niezwykle satysfakcjonujące, ponieważ nigdy nie można ich udowodnić. Nigdy się nie urzeczywistniają w praktyce. Wyobraźnia przejmuje kontrolę, kozioł ofiarny pojawia się w centrum uwagi i możemy zwalić wszystko na jedną rzecz, o której nigdy nie będziemy wiedzieć, czy miała znaczenie. W rezultacie mamy raport napisany i spotkanie odroczone!
Lepszym rozwiązaniem jest refleksja do przodu, a nie wstecz. Wypracuj luźną teorię podczas pracy nad kolejnym projektem. Pogódź się z brakiem pewności i włóż całą swoją energię w lepszą realizację nadchodzącego projektu. Ale jak zrealizujesz następny projekt lepiej, jeśli nie wiesz, gdzie popełniono błąd w poprzednim? Nie masz gwarancji, pewne jest tylko to, że nabyłeś nowych doświadczeń. Będziesz po prostu miał więcej czasu na samodoskonalenie i przejdziesz przez różne momenty napięcia, aby móc osiągnąć postępy w przyszłości. Włączaj refleksję w miarę wykonania zadania, a nie po jego zakończeniu.
Jeżeli masz zdolności, następnym razem poradzisz sobie lepiej, ponieważ w porównaniu do poprzedniego razu osiągnąłeś pewnego poziomu w tym, co robisz. Dla niektórych może wydawać się to niejasne i niesatysfakcjonujące, ale uważam, że to absolutna prawda.
Więc gdy następnego razu coś pójdzie nie tak, gdy odezwie się twój mimowolny instynkt wraz z chęcią zaplanowania spotkania retrospektywnego, pomiń to i ruszaj naprzód. Długa droga przed tobą.
