Jeśli kiedykolwiek interesowałeś się pisaniem technicznym, zapewne przeczytałeś już wiele artykułów opisujących, kim są technical writerzy. Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista, ponieważ podejścia do pracy i zakres obowiązków mogą się różnić w zależności od firmy, od projektu, a także od zakresu np. oprogramowania. 

Porozmawiajmy o roli technical writera w produkcji IT, zaletach pracy na tym stanowisku oraz wyzwaniach, z którymi trzeba się zmierzyć. Niezależnie od tego, w jakim obszarze zawodowo się poruszasz, podczas pisania nowego dokumentu musisz pamiętać o kilku typowych warunkach, tj.: 

• Odbiorcy i cel 

• Konsensus 

• Komunikacja techniczna 

• Porcjowanie informacji.

Odbiorcy i cel 

Znajomość i dokładne określenie odbiorców decyduje o trafności i jakości treści, jaką stworzysz. Podstawowe pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, to dla kogo piszesz? Czy dla operatora linii, który nie ma czasu na zapoznanie się z Twoim rozumowaniem na temat skuteczności wizualizacji KPI? 

Czy też opisujesz funkcję dla menedżera odpowiedzialnego za podejmowanie decyzji, który nie dba o to, jak zaawansowane i inteligentne jest Twoje oprogramowanie, chyba że przejrzyście wyjaśnisz, jakie mierzalne zalety posiada. Niektórzy użytkownicy odwołują się do dokumentacji tylko po to, aby dość szybko zrozumieć, co należy zrobić , aby rozwiązać problem. 

Dlatego w dokumentach dla tych powyższych odbiorców umiejętności literackie nie odgrywają najważniejszej roli, a preferuje się zwięzłość, poglądowe screenshoty, jednoznaczność opisywanego działania, łatwy język i oczekiwany rezultat. 

Nie jest więc dobrym pomysłem marnowanie czasu na poetycką i szczegółową białą księgę dla kogoś, kto chce możliwie jak najszybciej rozwiązać problem. 

Bardziej szczegółowy opis z ilustrowanymi przykładami oraz wyjaśnienie korzyści i zastosowania produktu, funkcji jest akceptowalne, ale tylko jeśli chcesz zapoznać odbiorców z produktem lub konkretną koncepcją.

Konsensus (jednomyślne zrozumienie, jednoznaczność i spójność językowa) 

Przemysł i produkcja obfituje w złożone koncepcje i systemy, które finalnie należy rozumieć jednoznacznie. Ta złożoność naturalnie rozciąga się na IT dla produkcji. Jak mówi założyciel firmy Olsom: nie ma dwóch takich samych fabryk. Każda fabryka to unikalny ekosystem ze swoją filozofią i kulturą. Co prowadzi do różnych interpretacji podstawowych pojęć. 

Procesy w każdym zakładzie są unikalne i tworzone „na wymiar”. Musisz zrozumieć intencje i przekazać je odbiorcom w odpowiedni, klarowny sposób. Pomimo całej tej mnogości, bez względu na rodzaj tworzonego dokumentu, zawsze zmierzaj do przejrzystości treści i jak najprostszego przekazu tak, aby czytelnicy mieli jak najmniej swobody interpretowania czegoś na swój sposób. To właśnie od tego w dużej mierze zależy, czy oprogramowanie spełni oczekiwania odbiorców, jak jasno zespoły rozumieją się nawzajem i jak jednomyślnie patrzą na proces, funkcje itd.

Komunikacja techniczna 

Aby uzyskać jednoznaczność w dokumentacji, trzeba zbierać opinie oraz je analizować i porównywać. Każdy dokument ma przede wszystkim łączyć użytkowników z różnych dziedzin, którzy są zaangażowani w projekt. Owi użytkownicy operują w różnych dziedzinach, gdzie mogą mieć różne rozumienie poszczególnych treści czy celów projektu. Zadanie polega na znalezieniu wspólnego języka, który doprowadza wszystkich do wspólnego zrozumienia, rozwiewa wszelkie wątpliwość i ostatecznie do wspólnego celu. Swoistą „Biblię” projektu.

Porcjowanie informacji/model myślenia 

Produkty można porównać do konstrukcji, które składają się z różnych niezależnych sekcji, które można przestawiać na wiele sposobów, aby zapewnić wymaganą funkcjonalność. Rozbudowane i pozbawione struktury teksty nie przyciągną ani nie ułatwią poruszania się w danym systemie czy platformie, szczególnie w przypadku bardzo skomplikowanych narzędzi. Zatem warto zadbać o przejrzystą strukturę tekstu, która ułatwi użytkownikowi zrozumienie wszystkiego krok po kroku.

Rozbudowany tekst musi tworzyć logiczną i przyjemną dla oka całość. Powtarzalne i uniwersalne treści, które można wykorzystywać do kilku różnych projektów pozwolą łatwiej identyfikować problem i zaoszczędzić czas. 

Podsumowanie

Technical writer to osoba, która stara się opisywać wszystko w bardzo klarowny sposób. Powinna być po części kompetentnym i przewidującym arbitrem, a po części prawnikiem, który musi starannie dobierać słowa, których nie da się dwuznacznie zinterpretować. Wymaga to oczywiście pewnej odwagi i determinacji. Przetestuj wszystko, co możesz przetestować, zadawaj jak najwięcej pytań i nie bój się zapuszczać na niezbadane dotąd terytorium.